EDI

EDIとは何か、今まで使用されてきたEDI、これから普及しつつあるEDIまで、ご説明します。

電子帳簿保存法におけるEDIデータの対応

20241月より電子帳簿保存法が改正され、EDIで取り扱うデータ
の保存が必要になります。

 

電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータを保存する法律になります。202411日から完全義務化されます。

 

区分

電子帳簿保存法は、3つに区分されます。

・電子帳簿等保存

・スキャナ保存

・電子取引

 

・電子帳簿等保存

ソフトウェアにて作成した帳簿や書類をデータとして保存

・スキャナ保存

領収書・請求書などを紙で受領あるいは作成した書類をスキャナでデータ化して保存

・電子取引

インターネット・メールなどを使用した取引情報をデータとして保存

 

EDIのデータの保存は、この3つの区分のうち電子取引 に当てはまります。データを保存するには、次の要件があります。

 

保存時の要件

保存時における要件には、次の4つがあります。

 

・システム概要書類

データ作成ソフトウェアのマニュアルなどを設置する

・見読可能装置

パソコンのディスプレイやアプリなどで保存したデータを確認できる装置を設置する

・検索機能

保存したデータを取引年月日・取引金額・取引先 で検索できるようにする

検索機能をもつソフトウェアを使用する あるいは データのファイル名に日付・取引先・金額を付与する、または日付・取引先・金額とデータを紐づける索引簿を作成する(EXCELなどを使用)

・データの真実性の確保

データにタイムスタンプを付与するか、またはデータの修正・削除が禁止または記録されるシステムでデータを保存する

あるいは、不当な修正・訂正削除の防止についての事務処理規程を整備・運用する

 

データの保存

電子帳簿保存法では、データの保存期間が決まっています。

 

データ保存期間

法人の場合、データや文書の保存期間は基本7年になります。ただし、欠損金の繰越控除を受ける場合は10年の保存が必要になります

 

EDIのデータの保存

EDIで実際に送受信した受信データ・送信データを保存します、または、EDIで送受信したデータが修正・削除されない方法で保存します

 

対処

現在、使用しているクライアントソフトウェアや基幹システムが、上記の条件を満たしている場合は問題ありませんが、満たしていない場合は、満たしていない機能を追加する必要があります

 

条件を満たしていない場合は、次のどちらかの対応が必要です

・電子帳簿保存対応ソフトウェアを付加する

・検索機能 と データの真実性の確保 のみ満たさない場合は、索引簿と事務処理規程を作成し運用する

 

 

参考

電子帳簿保存法一問一答 国税庁

 

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