電子帳簿保存法におけるEDIデータの対応
2024年1月より電子帳簿保存法が改正され、EDIで取り扱うデータ
の保存が必要になります。
電子帳簿保存法は、税務関係帳簿書類のデータを保存する法律になります。2024年1月1日から完全義務化されます。
区分
電子帳簿保存法は、３つに区分されます。
・電子帳簿等保存
・スキャナ保存
・電子取引
・電子帳簿等保存
ソフトウェアにて作成した帳簿や書類をデータとして保存
・スキャナ保存
領収書・請求書などを紙で受領あるいは作成した書類をスキャナでデータ化して保存
・電子取引
インターネット・メールなどを使用した取引情報をデータとして保存
EDIのデータの保存は、この３つの区分のうち電子取引 に当てはまります。データを保存するには、次の要件があります。
保存時の要件
保存時における要件には、次の４つがあります。
・システム概要書類
データ作成ソフトウェアのマニュアルなどを設置する
・見読可能装置
パソコンのディスプレイやアプリなどで保存したデータを確認できる装置を設置する
・検索機能
保存したデータを取引年月日・取引金額・取引先 で検索できるようにする
検索機能をもつソフトウェアを使用する あるいは データのファイル名に日付・取引先・金額を付与する、または日付・取引先・金額とデータを紐づける索引簿を作成する（EXCELなどを使用）
・データの真実性の確保
データにタイムスタンプを付与するか、またはデータの修正・削除が禁止または記録されるシステムでデータを保存する
あるいは、不当な修正・訂正削除の防止についての事務処理規程を整備・運用する
データの保存
電子帳簿保存法では、データの保存期間が決まっています。
データ保存期間
法人の場合、データや文書の保存期間は基本7年になります。ただし、欠損金の繰越控除を受ける場合は10年の保存が必要になります
EDIのデータの保存
EDIで実際に送受信した受信データ・送信データを保存します、または、EDIで送受信したデータが修正・削除されない方法で保存します
対処
現在、使用しているクライアントソフトウェアや基幹システムが、上記の条件を満たしている場合は問題ありませんが、満たしていない場合は、満たしていない機能を追加する必要があります
条件を満たしていない場合は、次のどちらかの対応が必要です
・電子帳簿保存対応ソフトウェアを付加する
・検索機能 と データの真実性の確保 のみ満たさない場合は、索引簿と事務処理規程を作成し運用する
参考