業務改善するための7つのコンピュータシステム利用法


    コンピュータは設置しているが、使用するのは、メールとWEBの閲覧、あとはEXCELを使用するだけ。また、業務にもコンピュータを使っているが、上手く使いこなしているとはいえない。コンピュータをうまく利用して業務改善につなげるために7つの利用法をあげてみました。(20190805日更新)

    ”働き方改革”を契機とした業務効率化を図るためにも、下記の点からコンピュータの利用を見直してみましょう。

    ⇒EXCEL使用

    ⇒ACCESS使用

    ⇒シリアルプリンタ

    ⇒複合機

    ⇒FAX

    ⇒WEBシステム

    ⇒データ連携

     

    EXCEL使用

    一人ずつEXCELのシートを使用して、データ入力を行い、締め日にEXCELをまとめて回収し、集計処理を行い、請求書・一覧表等を作成し印刷している。

    個別にEXCELのシートを使用しているため、回収・集計作業及び請求書・一覧表等の作成作業が面倒。

    入力画面から、データベースへデータを保存し、請求書・一覧表を印刷するコンピュータシステムを利用しましょう。個別のパソコンから入力することにより集計作業が不要になり、ワンタッチで請求書・一覧表等を印刷でき、リアルタイムにデータを照会できます。

     

     

    ACCESS使用

    ACCESSを使用して、システム構築しているシステムを使用して、データ入力し、請求書・一覧表等を印刷している。

    ACCESSが動作するパソコンは、一台のみなので、他の人が使用していると使いたくても他の人が終わるまで待たなければならない(ACCESSは、同時に多重更新できません)。

    ACCESSを使用しないで、データベースを使用するシステムを利用することにより、複数のパソコンから同時入力可能です。また、データベースから請求書・一覧表等を印刷することができます。

     

     

    シリアルプリンタ

    請求書・報告書などのプレプリント(あらかじめ印刷済の用紙)、複数枚(2P~)の用紙をシリアルプリンタを使って印刷します。

    シリアルプリンタを使用する印刷は、用紙のセット、用紙の位置合わせ、用紙の取り換えなど面倒な作業が必要になります。

    カット紙で提出しても問題のない帳票の場合は、カット紙を使用してレーザープリンタへ出力します。また、請求書等の印鑑が必要な場合は、カット紙に、あらかじめ印鑑を印刷した用紙を使用してレーザープリンタを使用して印刷します。控えが必要な場合は、2枚印刷します。

     

     

    複合機

    コンピュータから帳票を出力する場合、プリンタの代わりに、複合機(コピー・FAX・印刷など行える装置)を使用して印刷している。

    複合機は、コピーする場合と同じようにカウントされ、印刷一枚あたりの料金を請求されます。トナー代を含む料金になりますが、レーザープリンタへ出力する場合と比較してみてはどうでしょう。(トナー等の消耗品代も含めて)

    コンピュータに接続したスキャナーから、コピーする用紙をコンピュータへ取り込み、データ化しましょう。データを共有すれば紙は不要です。どうしても、紙に出力したい場合は、データをレーザープリンタで出力します。

    大量にコピーをする必要がなければ、複合機を導入する必要はありません。(FAXについては、次項参照)

     

     

    FAX

    FAX専用機で、FAXの送受信をおこなっている。

    Windows パソコンがあれば、電話回線にモデム接続するだけで、FAXの替わりになります。(モデムは、USB モデム で検索してください)

    FAX専用機は、受信した場合にすぐにFAX用紙を印刷します。しかし、コンピュータでFAX受信した場合、受信したFAX用紙が自動的には出力されません。

    受信したFAXの送信先や内容は、コンピュータのFAX画面を使用することで確認できます。

    受信したFAXの中で必要なFAXのみ、印刷することで、FAX用紙を削減できます。

    FAX送信が必要な場合は、スキャナーをコンピュータに接続し、FAXする用紙をスキャナーでコンピュータへ取り込むことで、コンピュータからFAXを送信できます。

    ⇒パソコンがあればFAXは不要

     

    WEBシステム

    申請や集計のために、自社以外が運用しているWEBシステム(ブラウザを使用しているシステム)へデータ入力しているが、入力に手間がかかり面倒。

    自社のシステムで入力したデータを、再びWEBシステム(ブラウザを使用しているシステム)へ入力しなければならず手間がかかる。

    自社で利用しているシステムのデータを、WEBシステムへ貼り付け、ボタンを押す作業をアプリケーションで行うシステムを導入することにより、ワンタッチで作業を行うことが可能になります。

     

     

    データ連携

    本社(他社)から、指示・注文データが添付されたメールを受信し、手作業で添付データを保存・印刷している。

    メールを自動受信するシステムを利用すれば、メールの確認・保存作業が不要になります。送信側と受信側で、同一のルール(システム)を採用することで、データの圧縮・暗号化が可能になりセキュリティが向上します。

    添付データは、少なくとも暗号化されている必要があります。暗号化されていないと、万一、第三者に渡った場合に非常に危険です。

    または、本社(他社)の指示・注文データをサーバーにおいておき、支店・営業所(自社)のクライアントからサーバーの指示・注文データを受信するシステムを利用すれば、さらにデータの安全性が高まります。

     

    データ連携例

    本社のサーバーに、朝指示データを置いておきます。支店・営業所のパソコンが朝、Aのサーバーから指示を取り込みます。夕方、支店・営業所のパソコンが実績データを本社のサーバーへ送信します。

    参考

    チェーンストア(小売業)を本社(他社)に、メーカー、卸会社を支店・営業所(自社)に置き換えてご覧ください。

    ⇒流通BMSとは

     

    最後に

    以前より、パソコン・スマホなど、コンピュータが身近なものになっています。しかし、コンピュータを業務で使いこなしているかといえば難しいものがあります。そこで、コンピュータを使用して業務改善するための方法をあげてみました。

     

     

    ※Windows は米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標です。

    ※流通BMSは、財団法人流通システム開発センターの登録商標です。


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